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5 questions qu'une petite entreprise devrait se poser lorsqu'elle envisage de recourir à un nouveau système de PDV

À chaque changement de saison, les petites entreprises sont habituellement agitées par beaucoup de changement. Que ce soit lors d'un simple changement de décorations et de signalisation pour les fêtes, au moment de faire l'inventaire annuel, ou même si vous effectuez juste un nettoyage de printemps (comme un propriétaire de petite entreprise), chaque trimestre soulève beaucoup de nouvelles réflexions.

À de nombreuses reprises, cette réflexion est due au bilan des chiffres des derniers trimestres : avons-nous été efficaces, combien avons-nous fait de profit par transaction, comment pouvons-nous inverser la tendance plus rapidement?  En cherchant les réponses à ces questions, vous pouvez décider que la nouvelle technologie en vogue ou la solution de logiciel de cette année peuvent éventuellement vous aider à redresser la barre pour certaines de ces importantes mesures.

Cette année, la nouvelle technologie en vogue observable dans chaque café, kiosque et boutique était le système de PDV tactile. La vague de systèmes de paiement sur téléphones intelligents et tablettes a fini par pousser les propriétaires de petites entreprises à commencer à investir dans ces nouveaux systèmes de PDV stylés conçus spécialement. Cela a pris une telle proportion que vous commencez peut-être à vous demander s'il n'est pas temps pour vous et votre entreprise de mettre à jour votre technologie de PDV.

Lorsque vous envisagez d'utiliser un des ces nouveaux systèmes de PDV tactiles attirants et épurés, il convient de prendre en compte bien plus que le simple attrait de l'apparence, à savoir s'il fera un bel effet sur votre comptoir. Lorsque vous envisagez de mettre à jour votre système de PDV, il est important d'y regarder de plus près pour s'assurer qu'il fait plus qu'un simple faire bel effet.

Nous avons répertorié ci-dessous les questions que vous devez vous poser lorsque vous examinez un nouveau système de PDV pour votre petite entreprise :

1.    À quel point ce système protège-t-il mes données?
Aujourd'hui, dans un monde où les atteintes à la sécurité des données et les cyberattaques font la une des journaux, il est plus important que jamais de s'assurer que les données appartenant à votre entreprise et à vos clients ne peuvent pas être volées ou utilisées abusivement. Lorsque vous évaluez le degré de protection de vos données par un nouveau système de PDV, classez vos données dans deux catégories :

a.    Renseignements personnels :  Ils concernent les données au sujet de votre entreprise, vos employés et vos clients. Des données telles que les anniversaires, les numéros de téléphone et les adresses électroniques. Lorsque vous envisagez une nouvelle technologie de PDV, assurez-vous que toutes vos options nécessitent un mot de passe complexe et modifiable pour accéder aux données, des vérifications de chaque personne pouvant accéder aux données (ex. des capacités de vérification des permissions aux utilisateurs) et que le système assure une protection des données au moins par un pare-feu.

b.    Données du titulaire de la carte : Ce sont les données de paiement sensibles utilisées par votre client pour acheter des biens et des services, le Saint-Graal des voleurs de données. Des données telles que les numéros de compte, les données de suivi, les codes PIN et les données de compte bancaire, dont la protection est d'une importance cruciale. Votre prochain système de PDV doit s'assurer que ces données sensibles sont protégées pendant la transmission grâce au cryptage dès le point d'entrée. Il doit également protéger les données tout au long de la transaction en segmentant les données en unités dans un format qui les rend inutilisables pour les voleurs.

2.    Peut-il m'aider à retourner aux activités que j'aime le plus?  (ou Quelles fonctions importantes de gestion de mon entreprise peut-il rendre plus efficaces?)
Les propriétaires de petites entreprises se lancent dans les affaires, car ils aiment concevoir les emplois du temps de leurs employés, se réjouissent d'effectuer des commandes pour des fournitures de bureau supplémentaires et ont hâte d'entrer leurs données de vente dans leurs tableurs élaborés. Ils se lancent dans leurs affaires du fait de leur passion pour ce qu'ils font ou pour les produits qu'ils vendent, et parce qu'ils souhaitent partager cette passion avec les autres.

Ces aspects de la gestion d'une entreprise qui se font en coulisse, tels que la gestion du personnel, des stocks et les analyses des ventes, empêchent souvent le propriétaire de réaliser ses objectifs personnels et d'atteindre la satisfaction initiale à laquelle il aspirait. Déjà entendu dire qu'il fallait dire adieu à ses vacances durant les cinq premières années en tant que propriétaire d'un restaurant ou d'une entreprise? 

Pensez aux tâches administratives que vous aimez le moins et choisissez un système de PDV qui non seulement comporte des modules pour vous aider à gérer ces fonctions, mais qui intègre également un flux de production intégré qui automatise les traitements pour vous, afin que vous puissiez travailler pour vivre et non le contraire.

3.    Puis-je utiliser le système à distance?
Afin de rester compétitifs et de maintenir leur efficacité, les propriétaires de petites entreprises se retrouvent dans le besoin d'être capable de réaliser des fonctions d'entreprise immédiatement.  Cela signifie être capable d'accéder à leurs tâches de bureau et à leurs systèmes de point de vente à distance depuis un PC, un ordinateur portable ou leur appareil mobile. Au cours des 5 dernières années, les progrès de la technologie infonuagique et des infrastructures mobiles ont évolué en direction de l'environnement du PDV. À présent, ce souhait devient réalité.

Avant de dire « oui » à votre prochain système de paiement, assurez-vous qu'il vous donne un accès basé sur le nuage à vos fonctions d'arrière guichet et qu'il offre la possibilité d'accéder à vos données de paiement et autre depuis n'importe où, grâce à l'intégration mobile et à distance.

4.    Ce système de PDV est-il capable de se développer en même temps que mon entreprise?
Nous avons tous déjà entendu l'expression « solution universelle », mais cela s'avère rarement être le cas, en particulier lorsqu'il s'agit de petites entreprises. On peut en dire autant des systèmes de point de vente : une seule configuration globale peut rarement répondre aux besoins de tous les détaillants.

Les systèmes de PDV monstres qui comprennent plus de fonctionnalités qu'un seul détaillant n'aura jamais besoin, et qui affichent des prix que la plupart ne sont pas près à payer, s'écartent rapidement du chemin. À leur place, une nouvelle catégorie de systèmes « modularisés » et épurés voit le jour. Ces derniers permettent aux commerçants de choisir parmi une liste de fonctions et de payer uniquement pour celles qu'ils utilisent.

Lorsque vous prospectez pour votre prochain système de PDV, cherchez un système qui correspond aux besoins immédiats de votre entreprise, et qui a l'infrastructure nécessaire pour soutenir les couches supplémentaires de fonctionnalités au fur et à mesure que votre entreprise grandit.

5.    Ce système sera-t-il capable d'évoluer en même temps que le secteur?
Bien que personne ne possède de boule de cristal permettant de prédire ce que le futur amènera, nous pouvons tous faire certaines choses pour nous préparer autant que possible aux changements et aux pivots inévitables du marché.

Lorsque vous examinez une solution de PDV, assurez-vous qu'elle soit soutenue par un système d'exploitation avec une interface de programmation ouverte. Cela permet à votre entreprise d'être en position de s'adapter rapidement aux changements du marché en matière de logiciel, si le besoin s'en faisait sentir. En choisissant du matériel qui utilise des méthodes et des protocoles de connectivité universels, vous obtenez la flexibilité nécessaire pour mettre à jour votre système de PDV avec toutes les extensions que vous souhaiterez ajouter plus tard.

N'essayez pas de prédire le futur avec votre nouveau système de PDV. Assurez-vous que le système et la société y sont préparés et investis, et qu'ils vous aideront grâce à des progrès rapides à avoir une longueur d'avance. Ainsi, votre système sera toujours capable de répondre aux besoins du jour.

Un style génial, une performance encore meilleure
Bien sûr, en cherchant un nouveau système de PDV, vous souhaitez rester à jour et vous assurer que toute nouvelle unité de point de vente fait un bel effet sur votre comptoir. Cependant, il est également important d'examiner de plus près la société, la sécurité et la technologie derrière l'unité en question afin de vous assurer que les données de votre entreprise et celles de vos clients sont en sécurité lorsque vous effectuez ces améliorations de performance que vous recherchez pour votre nouveau système.

Faites vos devoirs, regardez les démonstrations en ligne puis invitez un expert-conseil en affaires ou deux à vous montrer comment fonctionne tout nouveau système de point de vente pouvant donner une belle apparence à votre entreprise (que ce soit au niveau de la caisse ou de vos rapports trimestriels). Il sera crucial d'examiner plus profondément chaque solution : cela vous permettra de choisir un nouveau système qui fonctionnera très bien dans votre entreprise, aussi bien aujourd'hui qu'à l'avenir.

Trace Ussery est directeur de la gestion de produits parmi l'équipe des solutions de PDV avancées de First Data. Il a passé les 16 dernières années de sa carrière à aider les détaillants à repérer et mettre en œuvre des solutions innovantes pour leurs entreprises et leurs besoins en matière de paiements.

Pour en savoir plus, communiquez avec un de nos experts-conseils en affaires dès aujourd'hui au 1-866-228-6184.